Chaque phase de croissance d’une entreprise ouvre des opportunités pour se développer encore mieux. Au moment d’étendre son activité, un entrepreneur se doit de se concentrer sur son cœur de métier tout en gardant une visibilité suffisante sur les missions annexes au sein de l’entreprise. Par ailleurs, on parle souvent de tâches « secondaires » à déléguer à une assistante ou un assistant, mais en vérité, le rôle de l’assistante polyvalente est tout à fait crucial pour propulser la croissance d’une société de bien des manières.
Les valeurs ajoutées d’une assistante polyvalente
Mener un projet ou une transition à bien, repose en grande partie sur la qualité de l’équipe. Une assistante polyvalente en ligne apporte de la valeur sur laquelle vous pouvez vous reposer.
Capacité d’organisation
Il s’agit de la première qualité recherchée chez une assistante, puisqu’elle va prendre en charge plusieurs éléments nécessitant une gestion efficace du temps et des autres ressources-clés. Aussi, qu’elle soit responsable de l’organisation de l’agenda du manager ou chef de projet pour une campagne donnée, cette qualité est au service de votre business.
Assistante multitâche
L’idéal lorsqu’une entreprise en pleine croissance souhaite faire des économies, c’est de pouvoir centraliser les tâches importantes et les exécuter d’une traite. Une assistante polyvalente a la capacité de s’occuper de plusieurs missions en parallèle. Cette qualité est complémentaire avec la précédente.
Capacité d’adaptation et d’apprentissage
Une assistante virtuelle polyvalente se doit de savoir s’adapter aux situations dans lesquelles elle est amenée à travailler. Quelle que soit la nature des missions, ou combien divergents les projets à mener peuvent être, elle est prête à apprendre ce qu’il faut maîtriser et à s’intégrer à l’équipe dans laquelle elle est placée.
Connaissance des outils essentiels
Étant donné la nécessité de travailler avec des outils de collaboration et des postes de travail interactifs, un assistant polyvalent peut mener à bien ses attributions seulement en ayant la maîtrise de ces outils. En outre, si votre activité requiert l’apprentissage d’un outil spécifique, s’entraîner pour réussir ses missions est tout à fait dans ses cordes.
Pourquoi une assistante polyvalente et pas une autre ?
Peu importe le domaine d’activité de votre entreprise, vous avez parfois besoin de spécialistes pour mener à bien les nouvelles dispositions. Mais quelquefois, une assistante polyvalente est celle qu’il vous faut pour alléger votre temps.
Besoin de polyvalence pour gérer efficacement son équipe
Si votre entreprise comprend plusieurs départements ou des expertises diverses, il vous faut une personne qui va pouvoir faire un suivi de chacun/chacune d’entre eux/elles. Faire un suivi de toutes les activités dans votre entreprise peut s’avérer particulièrement chronophage. Déléguer cette partie peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’argent. Quoi de mieux qu’une personne dont la polyvalence n’est plus à prouver pour prendre le relais et garder un œil sur l’ensemble de vos équipes.
Représentation des valeurs de l’entreprise
Même si ceci n’est pas une qualité inhérente à l’assistant virtuel polyvalent, les missions qu’il va être amené à exécuter au sein de votre organisation vont lui apporter tous les éléments nécessaires pour qu’il connaisse et s’imprègne des valeurs de l’entreprise. Quand viendra alors le moment de vous représenter, il ne manquera pas de les montrer et cela est bénéfique pour votre image de marque.
Gestion des affaires internes…
Du traitement des documents importants aux transmissions de messages aux départements adéquats, les tâches d’une assistante polyvalente couvrent tous les aspects de l’entreprise pour garantir le bon fonctionnement de chaque branche que vous lui assignez. Tous les secteurs internes sont concernés ; elle peut prendre le rôle de relais entre vous et vos autres collaborateurs si vous souhaitez libérer de l’espace dans votre agenda.
… et des travaux en communication
Bien entendu, la polyvalence de ce poste confère également à l’assistant polyvalent en ligne la mission de travailler sur la communication, spécialement la relation de l’entreprise avec son environnement. Qu’il s’agisse des réseaux sociaux, du web ou des publicités en tout genre. Cela implique la conception de visuels, l’édition de textes, la diffusion des messages au nom de l’entreprise, etc. Une assistante web polyvalente vous rendra un grand service pour poursuivre votre croissance.
Quelles missions confier à son assistante polyvalente ?
À un moment, vous allez devoir vous consacrer à des missions qui représentent des enjeux majeurs pour la croissance de votre entreprise. Pendant ce temps, vous pouvez laisser à votre assistante polyvalente virtuelle le soin de s’occuper des tâches suivantes.
Gestion d’appels et de courriels
L’une des missions les plus fréquemment confiées à une assistante en ligne est la gestion et la transmission des correspondances téléphoniques ou par courriels.
Télésecrétariat
Dans l’exercice de sa fonction au service de votre organisation, votre assistante polyvalente à distance va s’occuper :
- De la réception des appels
- De la prise et la transmission des messages laissés par vos appelants
- De l’émission des appels importants sur vos ordres
- De la programmation de réunions téléphoniques
- …
Réception et envoi d’e-mails
Comme l’e-mail fait partie des principaux moyens de correspondances les plus efficaces, il est important de pouvoir compter sur quelqu’un pour sa gestion, car cela devient facilement chronophage :
- La réception et synthétisation des contenus d’e-mails
- La transmission des informations importantes
- Le listing des réponses à envoyer
- Envoi d’e-mails à vos partenaires, vos clients et vos prospects
- …
La rédaction de documents essentiels
Quand vous n’avez pas le temps d’en prendre charge, une assistante de direction polyvalente peut traiter les tâches suivantes :
Rédaction d’articles de blog
Si votre aide possède une compétence dans ce domaine, félicitations ! Cela peut énormément vous faciliter les choses. Par contre, comme elle ne porte pas le titre de rédactrice, il faut garder en tête de lui confier les briefs articles qui ne nécessitent pas forcément d’investir plus qu’il n’en faut. Souvenez-vous, elle est également assignée à d’autres missions.
Création d’ébauches de contrats
Avant d’envoyer les divers contrats dont vous avez besoin à un cabinet juridique, vous pouvez laisser à votre assistant le soin d’en créer les ébauches. Vous pouvez vous appuyer sur sa capacité à effectuer des recherches approfondies et à étudier la nature de votre partenariat. Cela vous permet de relire ensuite cette ébauche avec un œil neuf et apporter des rectifications et recommandations de manière lucide.
Préparation des ordres du jour des réunions et des procès-verbaux
Pour chaque réunion que vous conduisez, demandez à votre secrétaire virtuelle de créer un ordre du jour pour gagner en productivité dans la réunion. Si elle assiste à la réunion en question, vous pouvez également lui confier la rédaction du procès-verbal de la réunion ou de mettre au propre les notes que vous avez pu prendre en cours de réunion.
Agenda et logistique
Sachez qu’à titre de chef d’entreprise occupé, vous pouvez choisir une assistante virtuelle polyvalente pour prendre en main la gestion de votre logistique personnelle dans l’exercice de vos fonctions.
Programmation des réunions
Si vous lui confiez votre emploi du temps et que vous partagez votre agenda à votre assistante, elle va pouvoir placer au moment opportun les réunions et rencontres importantes dont il faut que vous vous rappeliez. Elle va alors procéder :
- À la programmation des réunions
- À l’envoi des invitations de réunion aux participants
- Au rappel de ces réunions au besoin
Réservations diverses
Quoi qu’il puisse se faire en ligne en termes de logistique, c’est tout à fait dans ses cordes !
- Pour les réunions et conférences : réservation de salle
- Pour vos déplacements : réservation de billets d’avion, réservation de chambres d’hôtel, location de voiture…
- Contact de prestataires pour vos événements : traiteur, décorateur, spécialiste de sonorisation…
Aide à la comptabilité
Sans être rattachée au service de comptabilité, elle peut faciliter le travail de votre comptable (et la vôtre) en s’occupant des petites tâches récurrentes et pourtant importantes.
Regroupement des notes de frais
Ne serait-ce que pour votre département ou pour vous, l’une des missions que vous pouvez confier à une assistante administrative polyvalente est l’inventaire et la transmission des notes de frais au service comptable. Elle peut identifier et regrouper les éléments qu’il faut de manière régulière pour alléger les jours de paiement et les fins d’exercice.
Enregistrement des données clients et facturation
Comme il est fort probable que la plupart des échanges entre l’entreprise et les clients passent sous les yeux de l’assistante polyvalente, lui confier l’enregistrement des données importantes – et la rédaction de facture au fur et à mesure – semble être une idée économe et productive, tant en termes d’organisation qu’en termes de comptabilité. Cela peut simplifier les relances et le suivi des paiements.
Coordination de projets marketing digital
Même si elle peut ne pas en être une experte, une secrétaire-assistante polyvalente peut coordonner les campagnes et actions orientées communication digitale et appuyer votre équipe.
Mise en place de site internet et blog
Son aide peut être précieuse pour aider à implémenter une stratégie marketing et mettre en place les interfaces conçues par les assistantes virtuelles du marketing digital. Notamment pour le référencement naturel du site d’entreprise, l’alimentation du blog en articles ou en images.
Assistance en community management
Une assistante polyvalente peut également prendre le rôle de concepteur de contenus visuels à destination des réseaux sociaux. Même si elle n’est pas une spécialiste en design ou en algorithme, avec des outils comme Canva ou VistaCreate (anciennement Crello), accompagnée des planificateurs de publication sur les réseaux sociaux, elle peut aider votre communauté à croitre et à propulser votre notoriété social media.
