Une entreprise tire son épingle du jeu lorsqu’elle est capable de comprendre l’univers dans lequel elle évolue : sa faculté à détecter des opportunités et sa compétence à anticiper les risques. La veille d’information est la source de cette compréhension. Pour les décideurs, ce travail de surveillance est prioritaire. Nous vivons dans un monde ou même les entreprises considérées innovantes se font “disrupter” par manque de considération d’une nouvelle technologie ou tendance. Dois-je vous remémorer l’histoire de Kodac, Myspace, et plus récemment les taxis ? Les organisations qui réussissent sont celles qui travaillent leur « business model » en permanence, qui savent adapter leur offre à partir de l’analyse de leur environnement interne et externe. Alors comment déceler les tendances, les opportunités ? Dans la recherche d’information, dans l’élaboration du plan de veille. Oui, mais quels sont ces exemples de veilles à mettre en place ?
En nous plaçant du point de vue du veilleur, notre réflexion se portera sur la modélisation de questions auxquelles il faut constamment revoir les réponses.
Qu’est-ce qu’un plan de veille en entreprise ?
Faire de la veille, c’est rechercher et collecter des informations pertinentes pour l’entreprise, pour ensuite la diffuser aux parties prenantes concernées par cette information. Dans le cadre d’une entreprise, faire de la veille, c’est se tenir au courant de ce qui se dit sur l’entreprise, sur les concurrents, sur le secteur d’activité et sur ce qui peut l’impacter dans le futur.
Un plan de veille est un document méthodologique à l’organisation de la veille pour l’entreprise. Réfléchir à un plan de veille permet d’y inscrire :
- Les objectifs de la veille ;
- Les axes ou les questions auxquels doit répondre la veille ;
- Identifier des premières sources d’informations ;
- Dresser les moyens et livrables pour faire cette veille (outils, personnes, timing)
Chacune de ces étapes est détaillée dans les titres suivants.
Définition des objectifs de la veille dans son entreprise
Pour déployer une veille performante, ciblez d’abord vos priorités stratégiques, car à l’ère de l’abondance, l’information qui intéresse une entreprise n’a d’existence que si elle peut être dédiée à un objectif particulier.
Cette étape cruciale doit permettre de définir les objectifs et l’ambition de votre démarche de veille sur Internet.
Si je ne doute pas que vous ayez déjà une idée de ce que vous souhaitez surveiller, il est malgré tout crucial d’en définir les objectifs :
– Établir chaque mois la liste de vos nouveaux concurrents ?
– Identifier des innovations dans votre secteur qui mériteraient une étude d’intégration à vos propres produits ?
– Rédiger mensuellement un tableau de bord des opportunités commerciales à saisir par votre société ?
– Repérer les concurrents (jusqu’alors non identifiés) venant de lancer un produit similaire au vôtre ?
– Collecter l’ensemble des brevets publiés dans un secteur technologique ?
– Identifier tous les tutoriels utiles dans votre domaine d’activité à partager avec vos équipes dans un but de formation continue ?
– Évaluer l’évolution de l’image de votre marque dans le temps ?
– Permettre à votre SAV d’intervenir directement sur le web lorsque votre marque est citée (et critiquée) et ainsi préserver votre e-réputation ?
– Collecter un maximum d’information sur une entreprise en particulier (ses technologies, les projets sur lesquels elle travaille, les équipes en place…) ?
Etc.
Choisir les types de veille pertinents
- Veille concurrentielle : surveillance des concurrents directs et indirects
- Veille technologique : suivi des innovations et brevets dans votre domaine
- Veille commerciale : analyse des tendances du marché et des comportements clients
- Veille réglementaire : suivi des évolutions législatives et normatives
- Veille réputation : surveillance de l'image de l'entreprise et de la marque
- Veille fournisseurs : suivi des évolutions chez vos fournisseurs et dans la chaîne d'approvisionnement
Les questions à répondre dans son plan de veille
Il existe plusieurs méthodes pour lister l’ensemble des points de surveillance à mettre en place dans une veille. On a tous entendu parler en exemples de veilles à mettre en place, de veille concurrentielle, veille commerciale, veille technologique, veille marketing, veille juridique… mais quel est leur but ? Afin de mieux répondre aux effets d’une intelligence économique dans le cadre d’une entreprise, hiérarchisez bien en amont les informations stratégiques que vous souhaitez obtenir en priorité.
Le « business model canvas » est un excellent outil de base de réflexion pour cela.
Le « business model canvas » repose sur une méthode développée par Alexander Osterwalder et Yves Pigneur. Il permet de représenter, en une seule page, la manière dont une organisation crée, délivre et capture de la valeur. Sur un « business model canvas » vous pouvez y jeter vos idées sans travail fastidieux d’écriture et passer ainsi de l’idée à l’action plus rapidement. Il s’articule autour de 9 blocs :
- Votre proposition de valeur (biens ou services).
- Vos segments de clients.
- Vos canaux d’accès aux clients.
- Le type de relation que vous entretenez avec vos clients.
- Les activités clés nécessaires à la mise en place de votre proposition de valeur.
- Les ressources-clés indispensables au fonctionnement de votre activité : ressources physiques, humaines, financières.
- Les partenaires clés : fournisseurs, partenaires sur certains marchés.
- La structure de coûts.
- Les sources de revenus.
Une fois complété, un Business model canvas se révèle être un sérieux atout pour la mise en place d’une veille. Il vous permet de définir vos priorités en faisant apparaître en un clin d’œil vos attentes, mais également les démarches à accomplir pour progresser.
Comment identifier des premières sources d’informations
Heureusement, à l’ère du digital, il n’est plus nécessaire d’effectuer une veille à la main. Il suffit de vous doter d’outils digitaux qui effectuent ces analyses pour vous.
Google est évidemment la plus grande source de recherche. Google met à disposition un outil gratuit Google Alerts afin de recevoir les dernières nouvelles relatives à des mots-clés ou les expressions clés que vous souhaitez suivre. Vous pouvez, par exemple, recevoir des informations sur les actualités, certains produits, des recherches booléennes ou les mentions de votre nom. Vous pourrez programmer de recevoir les résultats par email (selon une fréquence que vous aurez déterminée) ou alors sous forme de flux RSS.
Mais il existe d’autres plateformes incontournables pour la veille.
Sans surprise, Twitter est une plateforme efficace pour réaliser sa veille, collecter des informations en temps réel et connaître les tendances actuelles grâce au Top Tweet.
Feedly est un agrégateur de contenu qui concentre les flux d’articles à partir d’une sélection personnelle ou thématique. Vous pouvez suivre en direct vos sites préférés, chaînes YouTube, sites, etc. Son design soigné et sa simplicité d’utilisation en font un outil de veille efficace.
Définir les rôles et responsabilités
Cette étape est cruciale pour assurer le bon fonctionnement et la pérennité du système de veille. Elle implique de structurer l'organisation humaine autour de la veille.
A. Nommer un responsable de la veille
Le responsable de la veille, parfois appelé "chef de projet veille" ou "coordinateur de la veille", joue un rôle central. Ses principales responsabilités sont :
- Coordination du processus :
- Superviser l'ensemble du dispositif de veille
- Assurer la cohérence entre les différents types de veille
- Gérer le planning et les échéances des activités de veille
- Gestion de l'équipe de veille :
- Recruter ou identifier les veilleurs au sein de l'entreprise
- Répartir les tâches et les domaines de veille
- Animer le réseau de veilleurs
- Pilotage stratégique :
- Aligner les objectifs de la veille avec la stratégie de l'entreprise
- Ajuster les priorités en fonction des besoins émergents
- Présenter les résultats de la veille à la direction
- Formation et sensibilisation :
- Organiser des sessions de formation sur les outils et méthodes de veille
- Sensibiliser l'ensemble des employés à l'importance de la veille
- Promouvoir une culture de partage d'information
- Gestion des outils et ressources :
- Sélectionner et gérer les outils de veille
- Allouer les ressources (budget, temps) aux différentes activités de veille
- Optimiser les processus de collecte et d'analyse
B. Impliquer les équipes concernées
La veille ne doit pas être l'affaire d'une seule personne ou d'un petit groupe isolé. Elle doit impliquer différents acteurs de l'entreprise :
- Identifier les experts internes par domaine :
- Repérer les collaborateurs ayant une expertise spécifique (technique, commerciale, juridique, etc.)
- Solliciter leur participation pour l'analyse des informations collectées
- Valoriser leur expertise dans le processus de veille
- Définir les contributions attendues de chaque service :
- Marketing : veille sur les tendances consommateurs, la concurrence
- R&D : veille technologique, suivi des brevets
- Commercial : retours du terrain, veille sur les clients et prospects
- Juridique : veille réglementaire et normative
- Achats : veille fournisseurs et matières premières
- Mettre en place un réseau de veilleurs :
- Créer une communauté de veilleurs au sein de l'entreprise
- Organiser des réunions régulières pour partager les informations et bonnes pratiques
- Mettre en place des outils collaboratifs pour faciliter les échanges
- Définir un système de reconnaissance et de motivation :
- Valoriser les contributions des veilleurs (par exemple, dans les évaluations annuelles)
- Mettre en place des challenges ou récompenses pour les meilleures contributions
- Communiquer sur les succès et les impacts positifs de la veille pour l'entreprise
- Établir des processus de remontée d'information :
- Créer des canaux simples pour que chaque employé puisse partager des informations pertinentes
- Mettre en place des "capteurs" dans chaque service pour collecter les informations importantes
- Organiser des sessions de brainstorming régulières pour identifier de nouveaux axes de veille
- Clarifier les responsabilités de chacun :
- Rédiger des fiches de poste ou des chartes précisant le rôle de chacun dans le processus de veille
- Définir clairement les attentes en termes de temps consacré à la veille pour chaque contributeur
- Établir un protocole de validation et de diffusion des informations
En structurant ainsi les rôles et responsabilités, vous créez un écosystème de veille robuste et efficace, capable de s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise et d'apporter une réelle valeur ajoutée dans la prise de décision stratégique.
- Créer une taxonomie claire pour catégoriser les informations
- Utiliser un système de tags pour faciliter la recherche ultérieure
- Mettre en place une base de données centralisée pour stocker toutes les informations collectées
Mettre en place un système de classement et d'archivage :
- Assurer la diversité des sources :
- Combiner des sources formelles (presse, rapports) et informelles (réseaux sociaux, forums)
- Inclure des sources internationales pour une vision globale
- Intégrer des sources sectorielles spécifiques à votre industrie
Définir une méthode d'analyse et de synthèse
- Trier et hiérarchiser les informations collectées :
- Évaluer la pertinence de chaque information par rapport aux objectifs de veille
- Prioriser les informations en fonction de leur impact potentiel sur l'entreprise
- Éliminer les doublons et les informations non pertinentes
- Croiser les sources pour vérifier la fiabilité :
- Comparer les informations provenant de différentes sources
- Vérifier l'origine et la crédibilité des sources
- Identifier les biais potentiels dans les informations collectées
- Analyser les impacts potentiels pour l'entreprise :
- Évaluer les conséquences possibles de chaque information sur l'activité de l'entreprise
- Identifier les opportunités et les menaces
- Estimer les délais dans lesquels ces impacts pourraient se manifester
- Produire des synthèses régulières avec recommandations :
- Rédiger des résumés concis des principales informations
- Proposer des interprétations et des scénarios possibles
- Formuler des recommandations d'actions concrètes
- Utiliser des outils d'analyse avancés :
- Employer des logiciels d'analyse sémantique pour traiter de grands volumes de texte
- Utiliser des outils de visualisation de données pour identifier des tendances
- Appliquer des techniques d'intelligence artificielle pour prédire des évolutions futures
- Impliquer les experts internes dans l'analyse :
- Solliciter l'avis des spécialistes de chaque domaine pour interpréter les informations
- Organiser des sessions de brainstorming pour analyser collectivement les informations importantes
- Encourager le débat et la confrontation des points de vue pour enrichir l'analyse
- Contextualiser les informations :
- Replacer chaque information dans son contexte plus large (économique, social, technologique)
- Établir des liens entre différentes informations pour dégager des tendances
- Comparer les nouvelles informations avec les données historiques de l'entreprise
- Mettre en place un processus d'analyse continue :
- Ne pas se limiter à des analyses ponctuelles, mais maintenir une vigilance constante
- Réévaluer régulièrement les anciennes informations à la lumière des nouvelles
- Ajuster les hypothèses et les prévisions au fur et à mesure de l'arrivée de nouvelles données
- Formaliser le processus d'analyse :
- Créer des modèles de rapports standardisés pour assurer la cohérence de l'analyse
- Définir des critères clairs pour évaluer l'importance et l'urgence des informations
- Établir un calendrier d'analyse régulier (par exemple, analyse hebdomadaire des informations clés)
- Assurer la traçabilité de l'analyse :
- Documenter le processus d'analyse pour chaque information importante
- Conserver un historique des interprétations et des décisions prises
- Permettre la révision et l'amélioration continue du processus d'analyse
En mettant en place ce processus rigoureux de collecte et d'analyse, vous transformez les données brutes en intelligence stratégique, permettant à votre entreprise de prendre des décisions éclairées et d'anticiper les évolutions de son environnement.