Chez Defineed, on utilise de nombreux outils en ligne nécessitant des paiements par carte bancaire. Cependant, partager une carte entre collègues peut être compliqué.
Les cartes bancaires virtuelles professionnelles offrent une solution efficace pour gérer ces paiements en entreprise. Elles permettent de créer des numéros de carte temporaires, spécifiques à chaque transaction ou collaborateur, offrant ainsi une sécurité renforcée et une meilleure gestion des dépenses.
En adoptant ces solutions, on peut facilement attribuer des cartes spécifiques à chaque collaborateur, définir des plafonds de dépenses et suivre les transactions en temps réel, simplifiant ainsi la gestion financière au sein de l'entreprise.
Définition des cartes de paiement virtuelles en entreprise
Les cartes de paiement virtuelles sont devenues un outil essentiel pour les entreprises modernes. Elles permettent d'effectuer des transactions en ligne, mais aussi en magasin sans utiliser de carte physique, offrant ainsi une sécurité accrue et une gestion simplifiée des dépenses professionnelles.
Explication du concept de carte bancaire virtuelle professionnelle
Une carte bancaire virtuelle professionnelle est une carte dématérialisée, spécifiquement conçue pour les besoins des entreprises. Elle génère des numéros de carte temporaires pour chaque transaction, protégeant ainsi les informations bancaires sensibles. Les collaborateurs peuvent l'utiliser pour :
- Achats en ligne
- Abonnements
- Réservations
Comme une carte physique classique, une carte bancaire virtuelle (appelée aussi e-carte) sont dotée de :
- Un numéro d'identification,
- Une date d’expiration,
- Un cryptogramme visuel (CVV).
Les cartes bancaires virtuelles sont spécialement conçues pour être utilisées à la fois pour les achats en ligne et les paiements en magasin. Grâce à la technologie sans contact des terminaux de paiement, elles offrent une flexibilité et une commodité optimales pour tous vos besoins d'achat.
Différence entre cartes virtuelles à usage unique et cartes à usage récurrent
Il existe deux types principaux de cartes virtuelles :
- Cartes à usage unique : Ces cartes sont générées pour une seule transaction. Une fois le paiement effectué, le numéro de carte devient invalide. Cela réduit considérablement les risques de fraude, car même si les informations sont interceptées, elles ne peuvent pas être réutilisées.
- Cartes à usage récurrent : Celles-ci sont valables pour plusieurs transactions sur une période définie. Elles sont idéales pour les paiements récurrents, comme les abonnements mensuels ou les fournisseurs réguliers. Elles offrent la flexibilité nécessaire pour les dépenses continues tout en maintenant un niveau de sécurité élevé.
- Cartes pour paiements aléatoires : Certaines cartes virtuelles sont spécialement conçues pour être utilisées à la fois pour les achats en ligne et les paiements en magasin. Grâce à la technologie sans contact des terminaux de paiement, elles offrent une commodité optimale pour tous vos besoins d'achat, qu'ils soient planifiés ou spontanés.
En adoptant ces solutions, les entreprises peuvent mieux contrôler leurs dépenses, attribuer des budgets spécifiques à leurs collaborateurs et minimiser les risques associés aux paiements en ligne.
Avantages des cartes virtuelles pour les entreprises
Les cartes de paiement virtuelles offrent aux entreprises une solution moderne pour optimiser la gestion financière.
Sécurité renforcée
Les cartes virtuelles génèrent des numéros temporaires pour chaque transaction, ce qui réduit considérablement les risques de fraude. De plus, l'authentification forte ajoute une couche supplémentaire de protection.
Contrôle des dépenses
Avec ces cartes, on peut définir des plafonds précis et des durées de validité adaptées. Cette flexibilité facilite la gestion budgétaire et permet de suivre les dépenses en temps réel.
Autonomie des collaborateurs
Les employés peuvent effectuer des achats professionnels sans avancer de frais personnels. Cela simplifie les processus internes, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
Intégration comptable
Les transactions réalisées avec des cartes virtuelles s'intègrent facilement aux systèmes comptables existants, simplifiant ainsi le suivi et la réconciliation des dépenses. Cela permet d'obtenir une meilleure visibilité financière et une réduction des erreurs.
Comment utiliser des e-cartes business dans son entreprise ?
Ces cartes offrent une personnalisation poussée, permettant aux entreprises de :
- Définir un plafond de dépenses : fixer une limite maximale pour chaque transaction ou ensemble de transactions, aidant à contrôler les budgets.
- Fixer une période de validité : déterminer une durée pendant laquelle la carte virtuelle est active, renforçant la sécurité en limitant son utilisation dans le temps.
- Créditer un montant pour un achat particulier : allouer une somme spécifique à une carte virtuelle pour un achat précis, évitant les dépassements de budget.
- Limiter l’accès à certains commerçants : restreindre l'utilisation de la carte à des catégories de marchands ou à des fournisseurs spécifiques, assurant que les fonds sont dépensés conformément aux politiques de l'entreprise.
Comment nous avons adopté les e-cartes business chez Defineed ?
Chez Defineed, nous avons adopté les cartes bancaires virtuelles pour optimiser nos opérations financières. Voici comment nous avons abordé les questions clés liées à leur utilisation :
Acceptation par nos fournisseurs et prestataires
La majorité de nos fournisseurs acceptent les paiements par carte virtuelle, ce qui facilite nos transactions en ligne. Cependant, pour certains prestataires, nous avons vérifié au préalable leur capacité à traiter ce mode de paiement afin d'assurer une collaboration fluide.
Gestion des cartes virtuelles pour plusieurs collaborateurs
Via notre espace privé dans notre néo-banque nous pouvons créer et gérer des cartes virtuelles pour chaque membre de l'équipe. Cela nous offre la possibilité de définir des plafonds de dépenses, de suivre les transactions en temps réel et de maintenir une gestion budgétaire rigoureuse.
Garanties et assurances liées à l'utilisation des cartes virtuelles
Les cartes virtuelles que nous employons bénéficient des mêmes garanties que les cartes physiques, notamment en matière de protection contre la fraude. Nous avons consulté les conditions générales de notre fournisseur pour nous assurer des protections offertes, garantissant ainsi la sécurité de nos transactions.
Processus de création et de suppression des cartes virtuelles
La création d'une carte virtuelle est instantanée via notre plateforme en ligne. Nous pouvons définir les paramètres souhaités, tels que le plafond de dépenses et la durée de validité. La suppression ou la désactivation de la carte se fait également en quelques clics, offrant une grande flexibilité dans la gestion de nos moyens de paiement.
Mesures de sécurité pour prévenir la fraude
Les cartes virtuelles que nous utilisons intègrent plusieurs dispositifs de sécurité, tels que des numéros temporaires et des limites de validité, réduisant ainsi les risques de fraude. De plus, l'authentification forte et la possibilité de restreindre l'utilisation à certains types de dépenses renforcent la protection de nos transactions.
En adoptant ces pratiques, nous avons amélioré la sécurité et l'efficacité de nos opérations financières, tout en offrant une plus grande autonomie à nos collaborateurs.
Intégration avec notre ERP Odoo
Nous avons choisi une néo-banque offrant une API robuste, ce qui nous permet d'intégrer directement nos transactions financières dans notre ERP Odoo. Cette intégration facilite la comptabilisation automatique des dépenses, améliore la précision des données et réduit le temps consacré aux tâches administratives. Grâce à cette automatisation, nous bénéficions d'une visibilité en temps réel sur nos finances, ce qui nous aide à prendre des décisions éclairées.
En adoptant ces pratiques, nous avons amélioré la sécurité et l'efficacité de nos opérations financières, tout en offrant une plus grande autonomie à nos collaborateurs.