Un outil collaboratif désigne une logiciel qui permet de faciliter la collaboration au sein d’une entreprise et avec des tiers autour d’un ou plusieurs projets. Les outils collaboratifs en entreprise permettent de faciliter le partage et la transmission d’informations et améliorer la productivité de l’entreprise.
Au début des années 2000, ces outils collaboratifs se résumaient à : une messagerie mail, un annuaire d’entreprise et un système de partage de documents.
Mais depuis, le travail collaboratif s’est démocratisé en entreprise et les outils ont évolués. Nous vous avions listé les différents moyens de communication en entreprise, voici maintenant une liste d’outils de gestion de projet qui permettent le travail collaboratif en entreprise.
Cahier des charges d’un outil collaboratif pour travailler en équipe
Que doit permettre un outil de travail collaboratif en entreprise ?
Le travail collaboratif en entreprise s’appuie sur l’intelligence collective des collaborateurs et autres parties prenantes externes, sur la mutualisation de leurs compétences et de leurs connaissances, pour réaliser un objectif commun.
L’objectif de cette intelligence collective entre les salarié·es est de favoriser :
- l’émergence des idées entre les différentes parties prenantes ;
- l’implication et la responsabilisation de chacun dans les projets de l’entreprise ;
- l’émulation entre parties prenantes.
Un outil collaboratif doit donc permettre :
Un Communication régulière entre parties prenantes
Les collaborateurs peuvent communiquer de façon asynchrone avec l’ensemble de son équipe et reste de l’entreprise. Chaque collaborateur peut désormais s’aligner sur le reste de ses collègues pour atteindre l’objectif commun connu.
Suivi de la progression des projets
Les collaborateurs doivent pouvoir suivre l’avancée de ses actions, mais aussi celle des autres L’outil doit permettre de savoir quelles ont été les taches réalisées et quelles autres taches restent à effectuer.
Création d’Espaces ou de projets illimités
Au sein de cet outils collaboratifs, un administrateur doit pouvoir créer autant d’espaces collaboratifs qu’il souhaite pour ses équipes, ses projets, ses groupes de travail, …
Droits d’accès personnalisés par utilisateur
Un administrateur doit pouvoir définir les droits d’accès pour chaque utilisateur sur chacun des espaces dédiés.
Partage et stockage de fichiers
L’outil doit permettre de partager vos fichiers en ligne avec votre équipe., de les classer dans des répertoires. Des fonctionnalités simples à mettre en œuvre permettent de produire des documents de façon collaborative.
Ces fonctionnalités facilitent le travail simultané sur un même document, tableur, texte ou une présentation type PowerPoint.
Centralisation des message, de commentaires, de meeting
Un système de messagerie doit permettre de centraliser et partager tous vos messages via une interface simple et unique. Les outils collaboratifs doivent permettent de partager tout type d’information avec vos collègues, ils peuvent y répondre par des commentaires.
8 outils collaboratifs pour travailler entre collègues et partenaires selon ce cahier des charges
Il existe déjà sur le web des listes d’outils collaboratifs d’entreprise, mais au regard de ce cahier des charges, voici la nôtre.
Asana
Asana fait partie des outils de gestion de projet collaboratif qui permettent de coordonner et connecter vos équipes, où que vous soyez. Cet outil est particulièrement utile pour la planification de projets dans le temps, par exemple l’élaboration d’un calendrier de contenus ou de publication sur les réseaux sociaux.
Il permet de partager des documents extérieurs et de communiquer via une messagerie. Un best-seller dans son domaine.
bubblz
Bubblz est une alternative Française à Asana. Bubblz est un outil de gestion des processus métier (BPM – Business Process Management – Workflow) pour les entreprises et les professionnels. Oubliez les post-it, les tableurs obsolètes, les e-mails à répétition et les logiciels trop compliqués pour gérer vos process récurrents. Bubblz permet de modéliser et d’optimiser tous les process de collaborations, de consulter toutes les informations relatives à vos projets en un clin d’œil.
ProofHub
Une chose qui distingue ProofHub des autres outils de gestion de projet est qu’il contient toutes les fonctionnalités essentielles permettant aux équipes de surmonter tous les défis de gestion de projet en un seul endroit. Que vous cherchiez à gérer des projets de manière transparente ou à communiquer et à collaborer avec des équipes et des clients, ProofHub a une fonctionnalité pour tout ce dont vous avez besoin.
Wrike
Wrike est un autre logiciel de gestion de projet en ligne populaire et est surtout connu pour sa capacité à simplifier la façon dont vous planifiez et exécutez une stratégie de projet. Intégrant plusieurs fonctionnalités pratiques, cet outil facilitera la rationalisation des flux de travail et un contrôle total sur la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe, les clients et les parties prenantes.
nTask
Que vous soyez employé permanent, chef de projet ou freelance extérieur à l’entreprise, vous pouvez utiliser nTask pour gérer votre travail sans aucun problème. Cet outil de gestion de projet dispose d’une interface utilisateur simple afin que vous puissiez facilement l’utiliser pour gérer plusieurs projets en même temps.
ClickUp
ClickUp est un logiciel de gestion de projet qui combine diverses fonctionnalités de gestion de projet pour vous aider à augmenter votre productivité. Il vous permet d’ajouter rapidement de nouvelles tâches à un projet, de sélectionner plusieurs personnes pour chaque tâche et de créer des tâches récurrentes et des listes de contrôle.
Teamwork
Teamwork est un excellent logiciel pour les équipes qui aiment que tout soit organisé. Cela aidera votre équipe à gérer les tâches tout en gardant tout trié. Il s’agit d’un outil de gestion de projet qui vous aidera à suivre l’activité des employés et à suivre activement l’avancement des tâches en cours.
Atolia
Outil de gestion de projet Français, Atolia a été pensée de façon à assurer la protection des données de nos utilisateurs.
Les collaborateurs peuvent communiquer au quotidien avec leur équipe en toute sécurité grâce aux données hébergées en France en conformité avec le RGPD. À la différence du leader du secteur Asana, Atolia bénéficie d’un système de visioconférence et messagerie sécurisé.
À vous d’adopter les outils collaboratifs qui vont le mieux à votre organisation.
La collaboration en entreprise est un facteur de réussite et de productivité augmentée. Un outil collaboratif permet d’améliorer les relations de travail et d’augmenter la qualité du service rendu. Chaque organisation a s’est propre habitude, contrainte. Cette liste vous permet de tester l’outil qui vous ira le mieux.
