La communication au sein d’une entreprise constitue l’un des éléments fondamentaux pour sa pérennité. Pilier essentiel de la cohésion entre les collaborateurs, mais plus encore comme élément central de captation de cible, la communication conduit à la réussite d’une entreprise. Comment apparaissent les différentes formes de communication ? Quelle stratégie de communication mettre en place pour plus d’efficacité ? Quels sont les supports d’usage ? Quels sont les moyens de communication à disposition des entreprises ?
Les rôles des outils de communication dans une entreprise sont très importants pour la cohésion au sein de votre team. Vous trouverez dans cet article les différents outils de communication que vous devez absolument connaître.
I Les moyens de communication externe
La communication externe rassemble toutes les activités de communication mises en place, destinées à des publics à l’extérieur de l’entreprise ; c’est une communication qui se décline en plusieurs éléments.
Vous connaissez la matrice de content marketing ?
Il s’agit d’une infographie qui classe un certain nombre d’outils de communication et réalisée par First 10 et Smart Insights et classé selon deux axes : rationnel/émotionnel et reconnaissance/achat, afin de permettre de visualiser le type de contenus à réaliser selon la ligne éditoriale de l’entreprise.
Nous vous proposons d’aller au-delà de cette liste et vous présenter 77 outils de communications externes avant de vous présenter dans un second paragraphe 16 outils de communication interne à une entreprise.
# Les moyens de communication corporate.
C’est une communication qui englobe l’ensemble des activités de communication visant à faire la promotion de l’image de marque d’une entreprise ou d’une organisation envers ses différents clients et tous ses partenaires.
Le nom et la signature de l’entreprise.
Il s’agit du nom par lequel l’entreprise est reconnue du public. Il peut alors être de la même dénomination sociale pour les personnes morale ou même autre que l’entreprise.
La signature de l’entreprise quant à elle est un ensemble de mots ou une phrase bien précise qui définit une entreprise. Elle exprime le point de départ de la stratégie de la marque ses valeurs et ses objectifs en quelques mots.
Le logo
Il s’agit d’un graphisme qui affiche une marque ou une entreprise, il représente un symbole. Le logo, c’est également le moyen par lequel on reconnaît une entreprise et par lequel elle communique. En effet, il s’agit d’un aspect de la communication moderne et visuelle d’une grande importance et qui offre la possibilité de se distinguer des concurrents.
Plateformes pour faire faire un logo : 48hourslogo.com et designonclick.fr
La charte graphique (typographie, couleur, en-tête et pied de page des documents administratifs et commerciaux).
La charte graphique est un document qui sert de point d’identification visuel. L’objectif de la charte graphique est d’apporter une certaine cohérence et une harmonie à tous les différents supports de communication.
Outil pour faire une charte graphique : frontify.com
Le répondeur téléphonique et le message d’attente.
Un répondeur téléphonique apparaît comme un équipement électronique ayant pour principal rôle de donner des réponses de manières automatiques à un appel téléphonique lorsque l’utilisateur n’est pas disponible. Les messages d’attentes sont des messages vocaux enregistrés sur un téléphone et les répondeurs.
Services pour améliorer son répondeur téléphonique : standardfacile , sonetel.com , standard-vocal.com
La signature des e-mails.
Une signature e-mail est une signature électronique qui garantit l’authenticité et l’intégrité des informations de l’expéditeur dans un e-mail. De façon générale, elle permet de rendre les sources d’information numériques fiables et authentiques.
Générateurs d’Email Signature : gimm.io nd.wisestamp.com www.mail-signatures.com newoldstamp.com mysignature.io/editor designhill.com/email-signature-generator honeybook.com/email-signature
La réponse automatique par e-mail.
C’est une réponse électronique qui prévient l’expéditeur du message de l’absence ou du congé du destinataire.
Le bulletin d’information.
Le bulletin d’information est un outil de communication institutionnel. De manière générale, il s’agit d’une courte feuille avec pour but de transmettre une information aux différentes parties prenantes portant sur un sujet bien précis. Le bulletin d’information est publié régulièrement en fournissant les informations importantes capables de susciter de l’intérêt et de transmettre les connaissances.
La plaquette de présentation.
C’est un document qui s’imprime généralement sur du papier au format A4 accompagné d’un ou de plusieurs plis. Pour bon nombre d’entreprises, la plaquette de présentation demeure un document important pour la communication ; c’est le meilleur support en termes de communication très ciblée et qualitative.
Outil pour faire une plaquette : adobe.com affinity.serif.com
Le flocage des véhicules de fonction de l’entreprise.
C’est une customisation du véhicule de fonction qui permet d’être reconnu et vu. Au-delà du logo de votre entreprise, vous pouvez afficher les éléments sur votre secteur d’activité et vos coordonnées.
Les cartes de vœux.
On les utilise pour présenter ses vœux en fin d’année. L’entreprise pourra alors les transmettre à ses prospects, ses clients, ses fournisseurs et ses partenaires.
# Les moyens de communication média et publicitaire
La communication média englobe les activités de communication publicitaires au niveau des grands médias.
Les spots TV.
C’est un message de publicité diffusé à la télévision avec une durée de 30 secondes. Lorsqu’ils sont retransmis de façon continue, ils deviennent un écran publicitaire.
Les parutions presse.
Ce sont des achats d’espaces publicitaires, publirédactionnel et reportage.
L’affichage public
C’est une stratégie de communication à l’extérieur comme les prospectus. Les flyers, les affichages dans les lieux urbains, sur les abris de bus, les façades d’immeubles, les 4*3…
Les spots radio.
C’est une annonce publicitaire diffusée à la radio et dont la durée va de 20 à 40 secondes.
Les spots au cinéma.
C’est une publicité particulièrement privilégiée parce que les téléspectateurs sont très réceptifs lorsqu’ils attendent de visionner un film qu’ils aiment.
# les moyens de communication direct et hors média.
Le marketing direct est un ensemble d’activités lié à la communication individualisée, ou personnalisée ayant pour but de faire réagir un destinataire plus ou moins rapidement.
La communication hors média quant à elle facilite la communication directement avec un client.
Le livre.
C’est un outil de communication qui raconte le parcours de l’entreprise, présente son expertise unique, réunit tous les collaborateurs, célèbre un évènement et bien d’autres.
Sms
Le Short Message Service permet de transmettre rapidement et à coût réduit des messages de 160 caractères.
Le phoning.
Pour le marketing direct, le phoning est une action très importante, car le but est de relancer des contacts afin qu’un prospect devienne un client au travers d’un achat.
Le bus mailing (colis asile).
C’est un publipostage qui réunit au sein d’un seul envoie, de nombreuses offres de différents annonceurs et si possible des concurrents.
Couponing, promotions prix, échantillons, ventes jumelées avec primes ou par lots jeux concours.
Le couponing est une stratégie qui permet de promouvoir les ventes fondées sur l’usage des coupons de réduction ou de remise partielle à l’achat des produits.
Les promotions prix sont des promotions qui ont pour but de faire grimper rapidement les ventes tout en respectant certaines règles afin d’avoir le résultat escompté.
Les échantillons sont des individus représentatifs d’une population donnée. Les échantillons permettent d’avoir une connaissance optimale d’une ou de plusieurs populations.
Les ventes jumelées sont des ventes de deux produits qui a priori diffèrent, mais présentent des complémentarités. Il existe des ventes jumelées avec prime ou par lots.
Les jeux concours.
Les jeux-concours sont différents de la loterie. Ils sont une stratégie promotionnelle en invitant à la sagacité et à la culture générale de ses participants. Ceci dans le but de faire passer des messages et inscrire l’image de l’entreprise dans la conscience collective.
L’évènementiel sponsoring et mécénat.
L’événement est un outil idéal pour la promotion. Il offre la possibilité de mettre en exergue les produits d’une entreprise et de communiquer de manière active tant en interne qu’en externe.
Évènementiel.
L’évènementiel est un fait marquant et important qui est mis en place pour des cibles bien déterminées, pour un objectif bien précis.
Les salons professionnels et grand public.
Les salons professionnels sont des événements qui aboutissent à des promesses de transaction en créant des contacts entre les potentiels clients et les entreprises. Autrement dit, il s’agit d’un lieu où les opérateurs économiques exposent produits et services.
Les salons grand public sont des opportunités pour les exposants d’élaborer des fichiers prospects et de réaliser des opérations de vente sur place.
Les foires.
Ce sont des manifestations de commerce réunissant des exposants provenant de divers secteurs d’activité. Le plus souvent, elles sont ouvertes au grand public et peuvent être de niveaux internationaux, nationaux et régionaux.
Les conférences et visioconférences.
Les conférences sont des moments de confrontations d’idées sur une thématique considérée comme d’une grande importance par tous ceux qui y participent. C’est la raison pour laquelle les conférences sont souvent très formelles.
Les visioconférences sont des moyens de discussion à distance qui se font par le biais de l’audio et de la vidéo et offrent la possibilité aux interlocuteurs de transmettre toutes les informations malgré la distance.
Les congrès.
Ce sont des rassemblements solennels ou une réunion de plusieurs personnes discutant sur une question.
Les colloques.
Il s’agit des réunions de chercheurs et d’experts. De façon pratique, les colloques sont beaucoup moins ambitieux et moins formels que des congrès.
Les expositions.
Elles représentent le lieu et le moment pendant lequel des objets et œuvres artistiques sont à la rencontre du public. Les expositions se font généralement sur une période bien précise contrairement aux expositions permanentes qui affichent des œuvres sans délimitation temporelle.
Les journées portes ouvertes
Ce sont des évènements pendant lesquels des monuments ou encore des lieux le plus souvent proscrits d’accès sont ouverts aux visites à titre exceptionnel.
Le street marketing.
Encore connu comme le marketing de rue, le street marketing est une stratégie non conventionnelle dont se servent généralement les start-ups, et qui tire ses origines de la guérilla marketing, allant de la distribution basique d’imprimés dans la rue jusqu’à certains autres éléments comme une participation aux évènements de haute envergure. Le street marketing a le pouvoir de dynamiser une communication de proximité afin de produire du trafic sur une page de site web ou encore renforcer les ventes.
Les goodies, les sacs et les emballages, les crayons, les calendriers
Les goodies viennent de l’anglais et signifient ‘’cadeau publicitaire’’ On s’en sert généralement dans les salons pour en distribuer aux visiteurs, lors des caravanes publicitaires ou encore pendant les activités de marketing des plages. Les goodies peuvent être des stylos ; des crayons ; des blocs-notes ; des jetons caddies, des calendriers …
Les sacs et les emballages sont des sacs de shopping personnalisés en matière plastique PP, avec des couleurs transparentes dotées de hanse en corde noire adaptée pour faire cadeau de vos produits dans l’élégance ou pour des sacs d’emballage et de transports.
Le dossier de presse
C’est un dossier qu’on envoie aux journalistes et qui réunit un nombre de documents en référence à une entreprise, une opération de marketing ou un produit.
Le fichier de presse.
Il s’agit d’un fichier qui permet de répertorier les différentes informations collectées concernant des interlocuteurs comme les journalistes et les supports sur lesquels ils travaillent.
La conférence et le point de presse.
La conférence est une forme de discussion entre plusieurs personnes qui confrontent leurs idées concernant une thématique jugée importante.
Un point de presse est une petite séance d’informations à l’endroit des journalistes en vue d’apporter à ces dernières plus d’explications et d’éclaircissement concernant un événement précis. Généralement, des personnes désignées font le point sur la situation suivi, d’une séance de questions-réponses entre les journalistes et les personnes désignées.
Le voyage de presse.
C’est un voyage organisé par les journalistes auquel peuvent aussi se joindre des blogueurs qui ont une influence considérable sur les réseaux sociaux. Ce voyage peut prendre quelques jours ou juste quelques heures.
La salle de presse.
C’est la salle de rédaction ou encore, c’est un lieu où reporters, journalistes, producteurs et éditeurs avec d’autres membres du métier travaillent à réunir les informations et à produire les nouvelles, les brèves ou encore l’actualité à publier dans les magazines ou la presse écrite ou bien à diffuser à la télévision ou à la radio.
La salle de presse virtuelle
C’est un centre de ressources sur internet qui permet aux journalistes d’avoir toutes les nouvelles informations sur une entreprise et ses différents produits.
Les invitations.
Ce sont des propositions faites à l’endroit d’une personne pour l’amener à venir à un lieu précis afin qu’elle participe à une activité.
La revue de presse.
Il s’agit d’une production bien précise. C’est un relevé de presse ; d’une synthèse de façon généralisée de tous les titres de presses, le plus souvent écrites. Elle peut concerner également la presse écrite en ligne.
# Les outils de communication web.
Ce sont des outils mis en place afin de booster une présence, une visibilité en ligne pour avoir plus de trafic et de visiteurs.
Le site internet le blog et le référencement.
Un site internet est un ensemble de pages internet qu’on peut ouvrir grâce à un navigateur internet. Ces différentes pages sont liées les unes autres grâce à des liens. Lesquels liens offrent la possibilité de surfer dans le site web et d’aller d’une page vers une autre.
Le blog est une sorte de site internet ou une partie du site dont on se sert pour publier périodiquement et régulièrement les articles à caractère personnels, succinctement, qui relate une actualité à propos d’un sujet précis ou d’une profession.
Le référencement naturel représente des différentes stratégies et techniques qui ont pour rôle de permettre à mieux positionner un site internet ou les différents pages sur les premiers résultats organiques ou naturels.
Nous sommes une agence spécialisée en SEO. Parce que le parcours client commence toujours par une question sur Google, il est très important d’être présent dans les 1ers résultats de ces questions.
Le guest blogging.
Il s’agit d’une stratégie d’animation d’un blog qui offre la possibilité à l’auteur invité d’avoir plus de notoriété et de faire venir d’autres lecteurs.
Les réseaux sociaux.
Ce sont les pages d’entreprises et les comptes personnels des employés sur les différents réseaux sociaux ayant pour objectif d’effectuer du social selling. Évidemment, nous pouvons citer Facebook, mais aussi LinkedIn et Instagram comme les réseaux sociaux où l’entreprise doit impérativement communiquer.
Les annonces publicitaires sur Google.
Il s’agit de Google Ads qui est le programme de publicité de Google sur internet. Google Ads offre l’avantage de réaliser des annonces qui seront publiées sur internet afin d’aller toucher les internautes même lorsque ceux-ci montrent de l’intérêt aux services et produits qui leur sont proposés.
L’infographie
Une infographie est la visualisation d’une histoire riche en données.
Les infographies ont la faculté de présenter des données complexes de façon concise et très visuelle. Bien faites, les infographies efficaces racontent efficacement le récit des données en rendant l’information facile à appréhender, éducative et engageante.
Le livre blanc
Un livre blanc est un guide pratique en ligne de quelques pages consacré à un produit, une problématique ou une technique et destiné à des prospects.
Le livre blanc (en anglais «white paper» ) est à l’origine un document dédié à un public défini aidant à la prise de décision. Celui-ci est écrit de manière à mettre en avant l’expertise de l’entreprise de manière neutre en apportant un maximum d’informations à l’utilisateur dans l’espoir qu’il vous fasse confiance et devienne votre client.
Le podcast
Un podcast est un contenu audio numérique que l’on peut écouter n’importe où, n’importe quand, grâce à la technologie du flux RSS. Les podcasts natifs : ce sont des contenus audio produits en vue d’une diffusion directe auprès du public, sans passage à la radio.
Quelques outils pour faire des podcasts et les diffuser : podbean podomatic talkshoe
La vidéo en ligne
Lorsque vous avez besoin de communiquer un nouveau produit ou tout simplement des informations à vos clients, la vidéo peut remplacer à elle seule brochures, dépliants et autres supports papiers encombrants. Elle coûte d’ailleurs moins cher.
Avoir une chaîne youtube a un intérêt pour une entreprise selon le même principe que faire un site internet.
restream.io est un sympa si vous voulez diffuser des lives sur plusieurs plateformes en même temps
Mailing et publipostage
Le mailing est une expression anglaise qui fait référence à un publipostage courrier. Il est alors question d’une campagne de marketing direct qui a pour but de transmettre une proposition commerciale à un groupe de personnes par voie postale.
Le publipostage est une stratégie légale du marketing qui permet de transmettre par voie postale ou électronique certaines informations ou des prospectus publicitaires afin de promouvoir le service et le produit d’une enseigne.
Il existe de nombreux outils pour cela : mailchimp ou sendinblue ou lemlist ou activecampaign etc
Les forums
Ce sont des espaces dédiés aux discussions à caractère publiques. Les différentes discussions sont archivées dans ces forums permettant ainsi une communication asynchrone, ce qui les distingue des forums réservés aux messageries instantanées.
Les plateformes de curation
Ce sont des plateformes qui ont pour rôle de faire une veille dans un secteur d’activité bien précis et de prendre les informations jugées pertinentes avant d’en faire des propositions organisées et claires à des audiences ciblées. La plus connue en France est scoop.it .
Les plateformes de social bookmarking
En français elles font référence à la navigation sociale, le partage de signet ou encore le marque-page social. C’est la manière dont se servent les internautes pour chercher, classer, stocker et partager leurs liens préférés. Pinterest est aussi une plateforme de social bookmarking très intéressante pour la communication des entreprises.
Lire la suite Les meilleures alternatives à Evernote, application pense bête pour ne rien perdre de ses pensées
Les plateformes de discussions
Ce sont des systèmes qui consistent à échanger des messages en reliant plusieurs ordinateurs. La plus connue étant Twitter, mais on peut aussi citer Discord.
Les relations presse web
Elles englobent un ensemble d’activités réalisé à destination des journalistes et de la presse avec pour objectif d’avoir une favorable couverture presse pour ses produits ou pour son entreprise.
# Moyens de communication en fidélisation.
Ce sont des outils mis en place par une entreprise dans l’optique de créer une relation sur le long terme avec ses différents clients.
La newsletter
La création d’une newsletter est indispensable pour les sites de e-commerce, de blogs ou site corporate d’entreprise. Il s’agit d’une lettre d’information envoyée périodiquement à ses abonnés par mail. Elle regroupe les données les plus intéressantes de cette période pour le client comme les derniers articles, une sélection de produits en promotion, une actualité et va ainsi contribuer à sa fidélisation.
Un outil comme activecampaign permet d’automatiser la génération de newsletters à partir de votre flux rss.
Les notifications web
Une notification web ou « Web Push » permet aux administrateurs d’un site web d’envoyer des notifications à leurs utilisateurs et utilisatrices sous forme de nouveaux messages ou de contenu mis à jour.
Le destinataire doit s’être préalablement abonné lors d’une précédente visite sur le site Web de votre entreprise. Les notifications push Web sont diffusées sur votre appareil mobile ou votre ordinateur même si à ce moment :
- Vous n’êtes pas présent sur ce site Web,
- Votre navigateur n’est pas ouvert.
Ce genre d’outil de communication est extrêmement efficace et leur taux d’ouverture très élever.
Outils pour mettre en place un système de push sur votre site web : onesignal.com wonderpush.com/fr/ pushbullet.com
Le parrainage.
Il s’agit d’une stratégie commerciale qu’on met à profit afin d’accroitre sa clientèle. D’une manière globale, on a à faire à des récompenses, des bons d’achat, des cadeaux et bien d’autres.
La carte fidélité.
C’est un support essentiel pour les différents programmes de fidélité. Elle peut apparaître sous une forme simple et on s’en sert pour des petits commerces retirés des grandes villes. Et sous une forme plus élaborée destinée pour des grandes surfaces de ventes.
Les promotions et réductions.
Ce sont des opérations de marketing à caractère ponctuel qui ont pour but d’impacter les ventes sur un court terme. Parmi ces opérations, on peut citer les jeux-concours, les primes, les échantillons, les soldes, les offres d’essai, les bons de réductions.
Les coupons-réponse.
Ce sont des éléments qui renvoient à des annonces presse ou encore à des envois marketing direct postal qui offrent l’occasion aux personnes ciblées de réagir à une demande via une commande, une confirmation de participation.
Les questionnaires de satisfaction.
Les questionnaires de satisfaction sont des outils qui permettent de recueillir des informations utilisées dans les procédures d’évaluation de la satisfaction de la clientèle pour une assurance qualité prix.
Les cadeaux publicitaires promotionnels.
Ce sont des objets ou des gadgets de moindre valeur à l’unité, qu’on distribue aux prospects ou aux différents clients. Ces cadeaux sont le plus souvent marqués du sigle de l’identité de la structure.
Le consumer magazine.
Il s’agit ici d’un magazine distribué de façon périodique aux clients par une marque. Cette distribution se fait généralement par le biais de la poste ou encore dans un point de vente pour un but de marketing de relation.
Le service consommateur.
C’est être en contact avec ses clients de façon permanente afin d’être à l’écoute de toutes leurs critiques, leurs réclamations et leurs remarques. Il permet également de tenir les clients bien informés sur les différents services et produits de l’entreprise.
Le service après-vente (SAV)
Il désigne tous les différents services mis à disposition de la clientèle après l’achat. Le service après-vente est le plus souvent composé de services de livraison, les services d’installation qui peuvent être facturés ou gratuits, les services de réparation ou dépannage et l’assistance à domicile.
Les ventes privées.
Ce sont des ventes qui concernent uniquement une clientèle et des prospects particuliers à qui on envoie des invitations. Les ventes privées peuvent se dérouler sur des surfaces de ventes habituelles ou alors elles peuvent être déplacées de façon temporaire vers un lieu plus sophistiqué comme dans un hôtel ?
Le club consommateur et le club avantage.
Le club consommateur est un club au sein duquel les clients sont plus ou moins sélectionnés. On y retrouve les meilleurs clients à qui on dédie des évènements ou des offres précis.
Le club avantage est un réseau de partenaires privilégiés dans les domaines par exemple de l’hébergement, du transport, du financement participatif, des loisirs, du matériel, etc. Ces partenaires sont recommandés par une grande organisation vers lesquels une licence offre l’avantage à plusieurs réductions.
# Moyens de communication en support à la vente.
Il s’agit des différents outils qu’une entreprise met à la disposition de ses agents commerciaux afin de les aider et faciliter les différentes tâches dans leurs processus de ventes.
Les plaquettes commerciales ou institutionnelles.
Les plaquettes commerciales sont des outils qui permettent de mieux présenter sa structure dans les détails et les différents services qu’elle offre.
Les plaquettes intentionnelles concernent tout ce qui est communication corporate. Elles comprennent : les photos, les croquis, la présentation de l’entreprise sous angle plus flatteur et pertinent.
Les conditions générales de ventes.
Ils apparaissent sous l’aspect d’un document qui décrit tout en regroupant, les différentes informations concernant la vente des produits ou des services.
Les Foires Aux Questions (FAQ).
Sont des documents dont la longueur varie et qui traitent des questions récurrentes à travers une thématique bien précise. Tout le monde peut apporter une contribution dans le contenu des foires aux questions. Les foires aux questions permettent de ne pas recevoir un grand nombre de mails venant des clients où les mêmes questions sont toujours posées .Ce qui offre alors un gain de temps considérable tant pour les commerciaux que pour les clients.
La fiche produit (avec les différentes caractéristiques du produit).
C’est une expression qui renvoie initialement à un document en papier réalisé par le fabricant et, au sein duquel on retrouve tous les éléments descriptifs d’un produit donné et quelquefois certaines illustrations visuelles en imagent.
Le phoning/ la télévente.
Le phoning est une désignation très sous-employée dans une activité professionnelle afin de faire référence à des activités de marketing de prospection direct et de relance de clients faite via le téléphone.
La télévente est une activité qui consiste à vendre les produits à distance. Elle a pour rôle de passer des appels téléphoniques pour faire des ventes.
Le catalogue (en papier ou en ligne).
Le catalogue est un outil de communication qui donne la possibilité à une entreprise de type commerciale de faire des recensements et les campagnes de promotion d’un ensemble de produits auprès des différents clients qu’elle a ciblés.
Les bons de commande ou de devis.
Les bons de commande représentent des documents produits par les clients à l’intérieur desquels sont inscrites de façon détaillée, toutes les conditions nécessaires à une bonne exécution des différentes commandes.
L’achat des listes de leads chauds (prospects).
La liste des leads chauds représente l’ensemble des clients potentiels qui ont eu à exprimer un grand intérêt envers certaines offres d’une entreprise ; ou encore qui ont eu des intentions d’achat dans le secteur d’activité de cette entreprise.
Les modes d’emploi.
Les modes d’emploi sont des supports sur lesquels sont expliqués de façon détaillée la manière de manipuler et le mode de fonctionnement d’un objet ou même d’un service. Le plus souvent on le fournit accompagné du service ou de l’objet auquel il fait référence.
Les guides d’utilisation.
Ce sont des guides conçus pour aider l’utilisateur à comprendre le fonctionnement d’un produit ou d’un service acheté.
II Qu’est-ce qu’un moyen de communication interne
S’il est important de communiquer à l’extérieur, il ne faut tout de même pas oublier que la communication interne constitue un levier essentiel afin de développer une entreprise. Elle obéit à une suite d’actions de communication qu’une entreprise met en place pour ses salariés. En plus des services et des produits, un plan de communication réalisé de façon efficace constitue un élément important de motivation pour les collaborateurs. Une communication interne présente de nombreux avantages ; elle répond aux différents besoins des employés ; elle apporte une bonne cohésion au sein des équipes ; elle améliore le climat social en développant une identité commune et elle sensibilise les collaborateurs.
Le plan de communication est un document qui permet de mettre en place une stratégie afin d’orienter et d’améliorer vos investissements dans le domaine de la communication en étroite ligne avec vos objectifs à atteindre. Dans un plan de communication, on retrouve un plan d’action bien détaillé par mois et par année, à propos des activités à réaliser en suivant vos ambitions et objectifs bien déterminés.
Un outil de communication RH quant à lui est un support dont on se sert pour transmettre des informations et des messages à des cibles bien précises. En entreprise, on distingue la communication interne et la communication externe. La communication interne regroupe toutes les activités de communication mises en place par le chargé de la communication ou encore le responsable des ressources humaines destinées aux employés. Elle implique la mise en place de plusieurs outils que nous vous présentons à la suite.
Les outils de collaboration comme Slack, Trello ; outils de communication en vogue.
Ce sont les outils de communication à la mode et qui ont pour but de faire un partage de documents de travail en ligne entre collaborateurs au sein d’une entreprise. Les fichiers partagés servent à l’accomplissement de différentes tâches comme :
· Organiser et suivre un planning ;
· Organiser des espaces de discussions privés ;
· Gérer des projets ;
· Partager le règlement intérieur, les communiqués internes.
Si Slack et Trello sont très connus, nous vous conseillons un autre outil tout aussi génial notion.so
Le journal d’entreprise.
Il s’agit d’un support d’informations périodique à propos de l’entreprise pouvant apparaître sous la forme d’un magazine, d’une lettre d’information, d’un journal, d’un message audio ou d’un court métrage. Son but est de tenir informés les salariés sur le fonctionnement et l’évolution de l’entreprise (les opérations stratégiques les bilans économiques la progression du travail les activités de communication et le suivi des carrières).
C’est le cas par exemple du témoignage d’un salarié extrait dans le journal d’une entreprise « Le trait d’union » : « La rédaction rappelle qu’elle se fait plaisir de publier dans la mesure, où cela est possible les articles intéressants que vous lui signalez, ou dont vous êtes les auteurs. Déposez notes et manuscrits dans la Boîte du « Trait d’union », hall du personnel ou dans celle du vestiaire ouvrier. « Le trait d’union est « votre » journal ».
Les forums.
Ce sont des espaces d’échanges et de collaboration. Les employés sont conviés à mener des discussions à travers des questions soulevées, des différents avis tout en échangeant. Le but fondamental des forums en entreprise est de favoriser un échange et une interaction non seulement entre les salariés, mais également entre les salariés et la direction.
Le livret d’accueil.
Le livret d’accueil est un outil des RH que l’on remet généralement à un nouvel employé le jour de sa prise de service dans l’entreprise. Il s’agit d’un carnet qui fait une présentation détaillée de l’entreprise au sein de son environnement et de son contexte. Il permet également de mettre en exergue toutes les méthodes de fonctionnement de l’entreprise.
Le rapport annuel.
C’est un document qui est produit chaque année suite à la fermeture d’un exercice comptable. Il est composé de principaux documents de la comptabilité d’une société et d’un ensemble varié de données en rapport avec les actions de l’entreprise au cours de l’exercice ; les événements importants de l’exercice, ses perspectives d’avenir ou encore sa stratégie.
Le réseau social de l’entreprise.
Il s’agit ici d’un système de communication en interne réservé aux salariés d’une entreprise et dans certains cas aux partenaires de ladite entreprise (clients distributeurs fournisseurs). Le réseau social de l’entreprise a pour objectif d’améliorer la communication des individus par le biais de fonctionnalités à caractère social, pas très loin des réseaux sociaux classiques. Il est différent d’un Extranet, même si en entreprise, les réseaux sociaux offrent la possibilité de partager des fichiers et des documents.
Le livre d’entreprise.
C’est un média qui est mis en place dans le but de produire des idées émotionnelles et rationnelles associées à des illustrations innovantes. L’objectif ici est de faire que l’entreprise puisse rayonner au travers de sa stratégie et ses ressources en accord avec le marché pour faire en sorte que le public adhère aux valeurs de la marque. Le public ici représente les clients, les fournisseurs, le personnel, les prescripteurs, les influenceurs, les marchés, les leaders d’opinion…
Les programmes d’information.
Les programmes d’information représentent les différentes ressources tant matérielles, immatérielles qu’humaines, ayant pour rôle la collecte ; le stockage ; le traitement et la distribution de l’information.
Les lettres d’information la newsletter interne.
Les lettres d’information sont des courriers contenant des informations sur les dossiers à propos de l’actualité sur internet, des nouvelles campagnes d’une entreprise de commerce et les sommaires à propos de certaines publications.
La newsletter quant à elle, est un message qui regroupe toute l’actualité d’une période bien déterminée, destiné à un groupe précis. C’est alors un moyen de communication et une source périodique d’informations qui s’apparente à un journal régulier et qui contient l’ensemble de l’actualité.
Les boîtes à idées et les outils d’idéation
Les boîtes à idées sont des systèmes bien structurés au travers desquels les employés d’une entreprise ont à n’importe quel moment, la possibilité de transmettre par écrit des idées innovantes capables d’attirer l’attention de la hiérarchie. Si leurs idées sont retenues et que leur mise en œuvre apparaît comme intéressante, ils bénéficieront d’une contrepartie suivant des règles bien établies. Ces différentes idées sont exprimées par le biais des outils d’idéation.
Les réunions et téléréunions.
Les réunions sont les moments de travail en groupe pendant lesquels de nombreuses problématiques sont soulevées et traitées afin d’y apporter des solutions. En plus, ces réunions permettent une prise rapide de décisions en présence de tous les employés.
Les téléréunions sont des réunions qui se tiennent entre plusieurs employés distants les uns des autres grâce aux moyens de télécommunication ou encore d’un réseau informatique.
Les évènements d’entreprise.
Ce sont les moments festifs entre collègues. C’est l’occasion pour les dirigeants de faire plaisir à leurs employés en leur offrant des bons moments de fête. Mais l’entreprise peut aussi y tirer un certain profit. De ce fait, les réunions offrent des évènements d’entreprise et la possibilité de saisir certaines opportunités que les réunions traditionnelles ne donnent pas.
Les pots d’accueil ou de départ.
C’est un moment de célébration pendant lequel le manager adresse un message particulier autant à un salarié qui s’en va ou un nouveau collègue qui intègre l’équipe qu’à l’ensemble de tous les salariés. Il s’agit d’un discours qui est fait de personnalisation et d’allusion aux valeurs de la structure.
Les vœux du président.
Il est de coutume que le top management présente les vœux à ses employés et collaborateurs ; tous ses partenaires commerciaux et à ses clients les plus fidèles. Les vœux apparaissent comme un support de marketing et de communication idéal qui a pour but de transmettre un message positif afin de maintenir de bonnes relations.
Les rencontres avec la direction.
Elles offrent davantage de reconnaissance et de visibilité à des collaborateurs qui brillent par leurs talents, mais pas très souvent reconnues et mises en avant. C’est également une occasion pour les managers d’avoir une connaissance plus élargie des forces vives et de mieux connaître le terrain.
Les outils de visioconférence pour les collaborateurs qui sont en home office.
Les outils de visioconférence sont des moyens par lesquels la communication s’établit à distance ; ce qui donne la possibilité par le biais de la vidéo, de faire passer le message à son interlocuteur sans se soucier de l’élément géographique. Pour les collaborateurs en home office, la vidéoconférence facilite la discussion sans toutefois se déplacer.
Des outils en ligne permettent de réaliser des réunions en ligne très facilement comme https://whereby.com ou https://zoom.us/
Conclusion : les critères pour choisir ses moyens de communication.
Pour opérer un meilleur choix de ses moyens de communication, il est important de bien connaître et maîtriser tous les outils de communications pour qu’ils puissent être utilisables. Ce qui implique qu’il faille déterminer les différents leviers d’influence auprès de vos prospects ou cibles sur un moyen terme, et ceux qui ont pour but de faire vendre immédiatement.
Il est primordial que les moyens de communication choisis soient bien compatibles avec les différents objectifs fixés. Pour finir, il faut penser l’après-action et vérifier les résultats d’après campagne. Il s’agit alors d’un feedback important qui permettra d’enrichir l’expérience et d’affiner ainsi les plans du futur pour une meilleure performance.
